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WEG-Eigentümerversammlung: Das Protokollerstellen

Mindestens einmal im Jahr findet die Eigentümerversammlung statt. Nicht immer können alle Eigentümer dabei sein, und manchmal gelingt es nicht, einen Vertreter zur Versammlung zu schicken. Damit die Eigentümer trotzdem wissen, was in der Sitzung beschlossen wurde, wird alles schriftlich dokumentiert. Das WEG sieht für jede Eigentümerversammlung ein Protokoll, also die Fertigung einer Versammlungsniederschrift, vor. Was drinstehen muss, wer das Protokoll erstellt und welche Fristen gelten, erläutern wir hier.

Was steht im Protokoll?

Während einer Wohnungseigentümerversammlung beschließen die Teilnehmer zum Beispiel über die Jahresabrechnung und bauliche Maßnahmen, sie bestellen einen Verwalter und wählen einen Verwaltungsbeirat. Alle Beschlüsse – gleichgültig ob angenommen oder abgelehnt – müssen laut § 24 Absatz 6 Satz 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) schriftlich festgehalten werden. Es ist aber nicht nötig, vielfach auch nicht sinnvoll, ausgedehnte Diskussionen mit allen angeführten Wortmeldungen und Argumenten im Sinne eines Verlaufsprotokolls zu dokumentieren.

Wer erstellt das Protokoll?

In der Regel ist der Verwalter als Versammlungsleiter für die Erstellung des Protokolls zuständig. Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann jedoch auch einen Miteigentümer, der an der Versammlung teilnimmt, mit der Erstellung der Niederschrift beauftragen.

Welche Punkte muss das WEG-Protokoll enthalten?

Alle Tagesordnungspunkte und die Beschlüsse der Wohnungseigentümerversammlung müssen aus dem Protokoll hervorgehen. Idealerweise enthält das Protokoll folgende Punkte:

  • Bezeichnung der Eigentümerschaft

  • Ort, Tag und Uhrzeit der Versammlung (ggf. fortlaufende Nummer)

  • Feststellungen zu Form- und Fristgerechtigkeit der Ladung

  • Versammlungsleiter (gegebenenfalls Protokollführer)

  • Anwesende und vertretene Miteigentümer  

  • Feststellung zur Beschlussfähigkeit

  • Tagesordnung

  • Beschlussanträge mit den Ergebnissen der Abstimmungen (ja/nein/Enthaltungen) und der jeweiligen Verkündung (angenommen/abgelehnt)

  • Unter Umständen sind sogar die Abstimmungsergebnisse namentlich zu dokumentieren.

  • Angaben zum Versammlungsende (Uhrzeit, ggf. Datum)

Um die Teilnehmer und die Beschlussfähigkeit nachweisen zu können, sollte dem Original-Protokoll eine Anwesenheitsliste beigefügt sein, der wiederum unter Beifügung entsprechender Vollmachten auch solche Eigentümer zu entnehmen sind, die durch Vollmacht vertreten wurden.

Wer unterschreibt laut WEG nach der Eigentümerversammlung das Protokoll?

Der Versammlungsleiter (regelmäßig der Verwalter), ein Eigentümer sowie gegebenenfalls der Beiratsvorsitzende müssen das fertige Protokoll unterschreiben. War der Beiratsvorsitzende bei der Versammlung nicht zugegen, unterschreibt sein Stellvertreter im Verwaltungsbeirat.

Welche Fristen gelten nach der Eigentümerversammlung für das Protokoll?

Laut WEG hat die Eigentümerversammlung das Recht, das Protokoll einzusehen. Bis wann das Protokoll jedoch zur Einsichtnahme fertiggestellt werden muss, ist gesetzlich nicht geregelt. Weil die Anfechtungsfrist jedoch einen Monat beträgt, sollte das Protokoll nach herrschender Rechtsauffassung spätestens eine Woche vor Ablauf der Monatsfrist erstellt sein. So können es die Eigentümer rechtzeitig zur Kenntnis nehmen, um noch fristgerecht eine etwaige Anfechtung zu erklären.  

Wird die Frist überschritten, ist das Protokoll fehlerhaft oder wurde die Niederschrift gar nicht erstellt, bleiben die verkündeten Beschlüsse trotzdem gültig. Wird ein Eigentümer dadurch rechtswidrig beeinträchtigt, kann er die Korrektur des Protokolls, unter Umständen sogar Schadensersatz fordern. 

 

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